Årshjulet er til for at skabe overblik over aktiviteter og give overskud i dagligdagen. Årshjulet tager nemlig alle de større og mindre mål og begivenheder, du har i din virksomhed eller forening og sætter dem i system. På den måde er de overordnede mål allerede dækket ind i årshjulet i starten af året. Så kan du fokusere din tid og ressourcer på de ting, der giver noget i sidste ende og som ikke spilder din energi.
Så skal vi ikke bare springe ud i det?
Den overordnede plan også kaldet årshjulet
Det nye år er allerede i fuld gang og så er det tid til at få planlagt årets aktiviteter, opslag, landingssider, kampagner og alt det andet. Men det er ikke så let at finde på gode historier på stående fod, når chefen spørger, hvad der skal ske. Derfor skal du være forberedt og kunne fortælle om det større overblik og hvilke højtider og begivenheder, I kan drage nytte af i løbet af året.
Det er det, årshjulet kan hjælpe med. Så har du nemlig de vigtigste planer på plads, allerede inden året for alvor kommer i gang. Men når nu du skal starte på et årshjul, er der et par spørgsmål, du først må tage stilling til eller have svar på.
Hvilket format er bedst til et årshjul?
Før du kigger på, hvilket format jeres årshjul skal være i, må du først have afklaret, om I vil finde en skabelon at gå ud fra eller starte på jeres eget design. Man kan sige, at med en skabelon er der mange ting, I ikke behøver at tage stilling til eller tænke over som fx opsætning og de mest basale events og højtider.
Skabelonen danner rammen for opsætningen og de plejer også at have det mest vigtige plottet ind allerede. Til gengæld kan det være svært at finde en skabelon, som passer lige netop jer og jeres virksomhed. Der findes jo så mange derude og hvordan skal man vælge den rigtige?
Her kan jeres eget design give jer præcis det, I har brug for. Det kan du tilpasse hen ad vejen, som I finder nye behov og idéer. Du kan også tage udgangspunkt i en skabelon og skabe jeres eget ud fra det. Det kommer an på, hvad I har brug for samt tid og ressourcer til.
Hvis du vil kombinere de to, kan du også downloade vores årshjulsskabelon, som du kan tilpasse, så den passer til jer. Vi har endda lavet en udgave med de største højtider og gode idéer til content, så du kan finde inspiration til jeres markedsføring. Er du mere til at gå direkte til den, er der også en blank version, som bare venter på alle dine gode idéer.
Det andet du skal kigge på er, hvilket format I vil bruge. Vi har lavet vores årshjul i Excel, men årshjul kan laves på mange måder og i mange programmer. Skal det være visuelt i form af et hjul, et skema i Excel eller en liste i Word? Det kommer an på, hvad I finder mest overskueligt, kreativt eller samarbejdsdygtigt med jeres andre systemer.
Med et årshjul I Excel kan I fx sætte de forskellige planer og idéer i system, så det er overskueligt, hvornår hvilke kampagner, artikler og opslag skal sættes i værk. Når den overordnede tidsplan er lavet, er Word specielt anvendeligt til at skrive dit content. Men Word kan også bruges til den overordnede planlægning, så I kan holde plan og tekst sammen. PowerPoint er til gengæld fortræffeligt til at præsentere årshjulet og planerne for en gruppe, der skal arbejde sammen om at føre det ud i livet. Er I mere visuelle og kreative, er det visuelle hjul også godt, for du kan se hele sammenhængen med ét billede.
Bonustip: Selv bruger vi tit Google drevet til at koordinere vores indsatser, da det betyder, at en eller flere kan arbejde på samme plan samtidig. Vi laver ofte vores content planer i Google Sheets, så det er overskueligt. De længere tekster får tit et selvstændigt Word dokument, så vi har friheden til at skrive i et program, som er skabt til det selv samme.
Hvad skal i årshjulet?
Årshjulet skal give et overblik over de store ting, der skal ske i løbet af året. Det vil sige, at alle de større punkter på årets tidslinje skal være dækket ind. Her er det vigtigt, at du kigger på det overordnede og ikke de små detaljer.
Der er tre overordnede punkter, du skal være opmærksom på:
1. Højtider og helligdage
Som fastelavn, påske, sommerferie, Black Friday, jul og nytår. Her kan du starte med at kigge på det forgangne år og se hvilke højtider, du lavede planer for i løbet af året og hvilke du ville have ønsket, at du havde nået at lave noget til.
2. Begivenheder i din virksomhed eller som er relevante for din virksomhed
Det kan være virksomhedens fødselsdag, et jubilæum, en produktlancering, en flytning eller udvidelse, en konference du afholder eller skal med på eller noget helt sjette. Enhver lejlighed kan være et godt indslag i jeres årshjul.
3. Årstidsbestemte tilbud og kampagner
Fx solbriller i maj, gummistøvler i august og vanter i oktober. Noget, der rammer kundens behov når eller lige inden de har brug for dem, så de køber fra dig frem for konkurrenten.
Vigtigst af alt er det, at det er noget, der giver værdi for jeres målgruppe, for det giver i sidste ende jer værdi – og det er jo trods alt det, som det hele handler om.
Ressourcer og deadlines
Hvornår, hvor meget og hvor længe I skal gøre opmærksom på de enkelte ting kommer an på, hvor stor en begivenhed, der er tale om og hvor meget I vil lægge i det.
Som hovedregel skal der være content inden en begivenhed for at skabe opmærksomhed omkring den og også på selve dagen eller i perioden. Det er nemlig her, folk lægger deres penge eller deltager i jeres event – når de altså har haft tid til at skrive det i kalenderen eller har opbygget stor nok interesse for det.
Her er det også vigtigt at tænke på jeres mål med markedsføringen. Kan opslaget, landingssiden eller kampagnen føre jer tættere på jeres mål? Her skal du vurdere, hvor meget tid du/I kan lægge i det og hvordan det ser ud i forhold til det forventede udbytte. Jo tættere den bringer jer på målet, desto mere tid og energi kan I lægge i det og stadig nå sorte tal på bundlinjen.
Er det årets største salgsdag, så skal der nok lægges en del timer i det. Er det til gengæld et mindre event, kan et par timers effektivt arbejde måske gøre det. Kræver det mange menneskers samarbejde at udføre jeres idé, skal du måske også overveje, om det er det hele værd og i værste fald ”kill your darlings”. Det er nu engang en forretning og kan det ikke betale sig, så må det vente, til det kan.
Og så det store spørgsmål. Hvornår skal deadline ligge? Det simple svar er: inden jeres indsats går i luften. Her skal du sætte deadlines på de enkelte opgaver, så A er klar før B skal laves og så videre, så flowet ikke går i stå på grund af manglende planlægning. I praksis sker der tit uforudsete ting, så vær samtidig fleksible i planlægningen og sæt lidt ekstra tid af til det uforudsete.
Så hvordan udfører du det i praksis?
Tillykke! Du har nu lavet et årshjul og der er styr på, hvilke begivenheder og kampagner I skal lave hvornår. Men det er stadig lidt uhåndterligt, for hvem klarer hvad, hvilke opgaver er der reelt og hvornår skal de udføres, så de er klar til deadline?
Det vil vi naturligvis også give dig et par tips til. Faktisk kan det siges så simpelt som 5 punkter, der er lige til at gå til.
1. Genbrug arbejdsgangen eller formatet for lignende opgaver
Mange opgaver ligner hinanden og udføres derfor ofte også på samme måde. Et Facebook opslag kræver fx for det meste en tekst, et billede eller video og et link fx til jeres hjemmeside eller webshop. Det er tit også de samme personer, som står for de enkelte elementer. Måske det er marketingmedarbejderen, der står for tekst, billedidé og link, mens grafikeren står for at lave billedet, og IT opsætter en landingpage. Der er ingen grund til at genopfinde den dybe tallerken hver eneste gang, så gør brug af de ressourcer, arbejdsgange og ekspertiser, du allerede har til rådighed.
2. Bryd opgaven op
Tit står du måske med opgaver a la ”content til sociale medier for december”. Det er en rimelig stor og uhåndterlig opgave, ikke? Men som du lige har læst, består selv noget så simpelt som et Facebook opslag af flere små opgaver. Det er lettere at gå til opgaver som ”skriv content” eller ”lav billeder til content”. Så bryd opgaven op i dens mindre dele. Så får du også fornøjelsen af at se, hvordan de mindre delopgaver løser sig hen ad vejen mod det større mål.
3. Navngiv og beskriv opgaven
Det er meget lettere at gå til en opgave, hvis den er navngivet og beskrevet. Hvis du står med opgaven ”tekst til Facebook”, så ved du måske ikke, hvad du reelt skal gøre eller hvad formålet er ud over at skrive nogle ord, som på et tidspunkt skal lægges et sted på Facebook. Hvis opgaven derimod lyder ”Skriv tekst til Facebookopslag om ugens adventskalender”, ved du præcis, hvad du skal. Det bliver også nemmere for den kollega, som du måske giver opgaven videre til.
4. Sæt deadline på opgaven
Der er altid nogle opgaver, der skal laves, før andre kan gå i gang. Fx skal marketing først have idéen til et billede eller skrevet teksten til en landingpage, før grafikeren og IT kan gå i gang med deres opgave. Sæt deadlines på de enkelte delopgaver, så alle kan nå at gøre deres del uden stress. Så bliver alt indholdet nemlig lavet til tiden og kan køre så glat, som du visionerede det, mens du lavede årshjulet.
5. Uddeleger opgaven til rette person
Sidst men ikke mindst er det vigtigt at uddelegere opgaverne. Bare fordi du har det overordnede ansvar for en opgave eller delopgave, behøver du ikke skulle lave alle de små elementer. Uddeleger arbejdet til dem, som ved mest om det, er vant til den type opgaver eller har mest luft i kalender på det tidspunkt, hvor opgaven skal udføres. På den måde går alting både lettere og hurtigere – og så skaber det sammenhold i afdelingen at hjælpe hinanden.
Bonustip: Husk at skrive dine delopgaver i din kalender, så du husker at lave dem. Det nytter jo ikke noget at have lavet et lækkert og velstruktureret årshjul, hvis du glemmer opgaverne om et par måneder, vel?
Hvad så med den daglige drift?
Du har lavet dit årshjul og har styr på delopgaverne. Men der ligger jo (heldigvis!) ikke højtider og store events hver eneste uge. Så hvordan får du indhold til fx Facebook, Instagram, LinkedIn eller Twitter på ugentlig eller daglig basis, hvis det er jeres mål?
Her kommer content kalenderen ind i billedet. Den tager årshjulet måned for måned og graver dybere, så det passer med indholdet hver eneste måned, uge og dag.
Og mindsandten om ikke også vi har lavet en skabelon til en content kalender, så du også kan komme i gang med den del? Jo da! Værsgo og download.
Du kan bruge den samme proces, du brugte til at udfylde årshjulet, til at udfylde content planen. Nu er det månedlige indhold dog noget mere overskueligt, fordi store dele af det allerede er fyldt ud. Og det er her, du skal finde de små, men delbare historier, som giver dine kunder et friskt pust fra dig. Hvordan gør du så det? Det kan du læse mere om i blogindlægget “Hvordan skriver du værdifuldt content til din målgruppe?”.
