Vælg en side

Der findes mange former for årshjul.

De laves fx af lærere, pædagoger og ledere. Og så laves de i alt fra foreninger til virksomheder og institutioner. Alle årshjul laves ud fra samme grundtanke om at skabe overblik over aktiviteter og give overblik i dagligdagen, fordi de overordnede mål allerede er dækket ind i årshjulet.

Det tager nemlig alle de større og mindre mål og begivenheder, I har i jeres virksomhed, arbejdsplads eller forening og sætter dem i system. Årshjulet gør også, at I kan fokusere jeres tid og ressourcer på de ting, der giver noget i sidste ende og som ikke spilder jeres energi.

Vi ved måske ikke så meget om, hvordan man laver et godt årshjul til lederen over budgetmøder og personalestyring eller til børnehavelederen med lærerige aktiviteter for børnene. Vi ved til gengæld en hel del om, hvordan du laver en god plan for dit online content og dine online indsatser. Vi kalder det en contentplan og laver dem normalt på månedsbasis, men hvis vi udvidede contentplanen til at være på årsbasis, så var det i bund og grund det samme som et årshjul. Derfor har vi i denne uge samlet vores bedste bud på, hvordan du laver et godt årshjul til din virksomheds online indsatser.

Hver måned er der gennemsnitligt 1600 søgninger på ”årshjul” på Google i Danmark. Forskellige kombinationer af ”årshjul + skabelon + excel/word/powerpoint” har også samlet set omkring 1100 søgninger hver måned. Her hitter specielt ”årshjul skabelon” (390 søgninger).

Det viser lidt om, hvor stor en efterspørgsel, der er på årshjul og hjælp til planlægningen af content – online eller andet. Og det er da heller ikke så underligt, for de kan virkelig gøre planlægningen af indhold til sociale medier, hjemmesider og så videre mere overskuelig. Så skal vi ikke bare springe lige ud i det?

Den overordnede plan også kaldet årshjulet

Det nye år nærmer sig med hastige skridt og du vil sikkert gerne være klar, når det pludselig står for døren. Men det er ikke så let at finde på gode historier på stående fod, når chefen spørger, hvad der skal ske. Derfor skal du være forberedt og kunne fortælle om det større overblik og hvilke højtider og større begivenheder, som netop I kan drage nytte af.

Det er det, årshjulet kan hjælpe med. Så har du nemlig de vigtigste planer på plads, allerede inden året starter. Men når nu du skal starte på et årshjul, så er der et par spørgsmål, du først må tage stilling til eller have svar på. Dem har vi forsøgt at besvare her.

Hvilket format er bedst til et årshjul?

Før du kigger på, hvilket format jeres årshjul skal være i, må du først have afklaret, om I vil finde en skabelon at gå ud fra eller starte på jeres eget design. Man kan sige, at med en skabelon er der mange ting, I ikke behøver at tage stilling til eller tænke over fx opsætning og de mest basale events og højtider.

Skabelonen danner rammen for opsætningen og de plejer også at have det mest vigtige plottet ind allerede. Til gengæld kan det være svært at finde en skabelon, som passer lige netop jer og jeres virksomhed. Der findes jo så mange derude og hvordan skal man vælge den rigtige?

Her kan jeres eget design give jer præcis det, I har brug for. Det kan I tilpasse hen ad vejen, som I finder nye behov og idéer. I kan også tage udgangspunkt i en skabelon og skabe jeres eget ud fra det. Det kommer an på, hvad I har brug for samt tid og ressourcer til.

Det andet du skal kigge på er, hvilket format I vil bruge. Årshjulet kan være visuelt i form af et hjul, men det kan også laves i PowerPoint, Excel eller Word, alt efter hvad I finder mest overskueligt, kreativt eller samarbejdsdygtigt med jeres andre systemer.

I Excel kan I fx sætte de forskellige planer og idéer i system, så det er overskueligt, hvornår hvilke kampagner, artikler og opslag skal sættes i værk. Når den overordnede tidsplan er lavet, er Word specielt anvendeligt til at skrive dit content. Men Word kan også bruges til den overordnede planlægning, så I kan holde plan og tekst sammen. PowerPoint er til gengæld fortræffeligt til at præsentere årshjulet og planerne for en gruppe, der skal arbejde sammen om at føre det ud i livet. Er I mere visuelle og kreative, er det visuelle hjul også godt, for du kan se hele sammenhængen med ét billede.

Bonustip: Selv bruger vi tit Google drevet til at koordinere vores indsatser, da det betyder, at en eller flere kan arbejde på samme plan samtidig. Vi laver ofte vores content planer i Google Sheets, så det er overskueligt. De længere tekster får tit et selvstændigt Word dokument, så vi har friheden til at skrive i et program, som er skabt til det selv samme.

Hvad I gør, er naturligvis op til jer. I skal nemlig vælge det format, I finder det lettest at arbejde i.

Hvad skal puttes i årshjulet?

Årshjulet skal give et overblik over de store ting, der skal ske i løbet af året. Det vil sige, at alle de større punkter på årets tidslinje skal være dækket ind. Her er det vigtigt, at I kigger på det overordnede og ikke de små detaljer. Der er tre overordnede punkter, I skal være opmærksomme på:

  1. Højtider og helligdage

Som fastelavn, påske, sommerferie, Black Friday, jul og nytår. Her kan I starte med at kigge på det forgangne år og se hvilke højtider, I lavede planer for i løbet af året og hvilke I ville have ønsket, at I havde nået at lave noget til.

 

2. Begivenheder i jeres virksomhed eller som er relevante for jeres virksomhed.

Det kan være jeres fødselsdag, et jubilæum, en produktlancering, en flytning eller udvidelse, en konference I afholder eller skal med på eller noget helt sjette. Enhver lejlighed kan være et godt indslag i jeres content plan.

3. Årstidsbestemte tilbud og kampagner

Fx solbriller i maj, gummistøvler i august og vanter i oktober. Noget, der rammer kundens behov når eller lige inden de har brug for dem, så de køber fra dig frem for konkurrenten.

Vigtigst af alt er det, at det er noget, der giver værdi for jeres målgruppe, for det giver i sidste ende jer værdi – og det er jo trods alt det, som det hele handler om.

Hovedmål og delmål

Egentlig bør du nok begynde her, for det er trods alt virksomhedens mål med indsatserne, der er de vigtige. Hovedmål og delmål viser, hvad I gerne vil opnå og hvornår I gerne vil nå dertil. Men hvis det er første gang, du laver et årshjul, så er det måske mere overskueligt at starte, som vi har gjort det her.

Nu er det tid til at tænke jeres mål ind i årshjulet. Det betyder, at vi nu skal kigge på, hvornår indsatserne skal ligge, hvornår de skal være klar, hvor mange ressourcer der skal bruges på dem og hvad de skal opnå for at give sorte tal på bundlinjen. Lyder det, som en stor mundfuld? Så lad os bryde det lidt op.

Hvornår skal de ligge og hvor længe?

Det kommer an på, hvor stor en begivenhed, der er tale om og hvor meget I vil lægge i det. Som hovedregel kan vi dog sige, at der skal være content inden begivenheden for at skabe opmærksomhed omkring den og også på selve dagen eller i perioden. Det er nemlig her, folk lægger deres penge eller deltager i jeres event – når de altså har haft tid til at skrive det i kalenderen eller har opbygget stor nok interesse for det.

Hvornår skal det være klar?

Det simple svar er: inden jeres indsats går i luften. Her skal I sætte deadlines på de enkelte opgaver, så A er klar før B skal laves, osv. I praksis sker der tit uforudsete ting, så vær fleksible i planlægningen og sæt lidt ekstra tid af til det uforudsete.

Hvor mange ressourcer for at få en sort bundlinje?

Her skal I vurdere, hvor meget tid I kan lægge i det og hvordan det ser ud i forhold til det forventede udbytte. Hvad er jeres mål med netop den begivenhed? Er det årets største salgsdag, så skal I nok lægge en del timer i det. Er det til gengæld et mindre event, kan et par timers effektivt arbejde måske gøre det. Kræver det mange menneskers samarbejde at udføre jeres idé, så skal I måske også overveje, om det er det hele værd og i værste fald ”kill your darlings”. Det er nu engang en forretning og kan det ikke betale sig, så må det vente, til det kan.

Så hvordan udfører du det i praksis?

Tillykke! Du har nu lavet et årshjul og der er styr på, hvilke begivenheder og kampagner I skal lave hvornår. Men det er stadig noget uhåndterligt, for hvem klarer hvad, hvilke opgaver er der reelt og hvornår skal de udføres, så de er klar til deadline? Det vil vi naturligvis også give jer et par tips til. Faktisk kan det siges så simpelt som 5 punkter, der er lige til at gå til.

1. Genbrug arbejdsgangen eller formatet for lignende opgaver
Mange opgaver ligner hinanden og udføres derfor ofte også på samme måde. Et Facebook opslag kræver fx for det meste en tekst, et billede eller video og et link fx til jeres hjemmeside eller webshop. Det er tit også de samme personer, som står for de enkelte elementer. Måske det er marketingmedarbejderen, der står for tekst, billedidé og link, mens grafikeren står for at lave billedet, og IT opsætter en landingpage. Der er ingen grund til at genopfinde den dybe tallerken hver eneste gang, så gør brug af de ressourcer, arbejdsgange og ekspertiser, du allerede har til rådighed.

2. Bryd opgaven op
Tit står du måske med opgaver som ”content til sociale medier for december”. Det er en rimelig stor og uhåndterlig opgave, ikke? Men som du lige har læst, består selv så simpel en opgave som at lave et opslag på Facebook af flere små opgaver. Det er lettere at gå til opgaver som ”skriv content” eller ”lav billeder til content”. Så bryd opgaven op i dens mindre dele. Så får du også fornøjelsen af at se, hvordan de mindre delopgaver løser sig hen ad vejen mod det større mål.

3. Navngiv og beskriv opgaven
Det er meget lettere at gå til en opgave, hvis den er navngivet og beskrevet. Hvis du står med opgaven ”tekst til Facebook”, så ved du måske ikke, hvad du reelt skal gøre eller hvad formålet er ud over at skrive nogle ord, som på et tidspunkt skal lægges et sted på Facebook. Hvis opgaven derimod lyder ”Skriv tekst til Facebookopslag om ugens adventskalender”, så ved du præcis, hvad du skal. Det bliver også nemmere for den kollega, som du måske giver opgaven videre til.

4. Sæt deadline på opgaven
Der er altid nogle opgaver, der skal laves, før andre kan gå i gang. Fx skal marketing først have idéen til et billede eller skrevet teksten til en landingpage, før grafikeren og IT kan gå i gang med deres opgave. Sæt deadlines på de enkelte delopgaver, så alle kan nå at gøre deres del uden stress. Så bliver alt indholdet nemlig lavet til tiden og kan køre så glat, som du visionerede det, mens du lavede årshjulet.

5. Uddeleger opgaven til rette person
Sidst men ikke mindst er det vigtigt at uddelegere opgaverne. Bare fordi du har det overordnede ansvar for en opgave eller delopgave, behøver du ikke skulle lave alle de små elementer. Uddeleger arbejdet til dem, som ved mest om det, er vant til den type opgaver eller har mest luft i kalender på det tidspunkt, hvor opgaven skal udføres. På den måde går alting både lettere og hurtigere – og så skaber det sammenhold i afdelingen at hjælpe hinanden.

Bonustip: Husk at skrive dine delopgaver i din kalender, så du husker at lave dem. Det nytter jo ikke noget at have lavet et lækkert og velstruktureret årshjul, hvis du glemmer opgaverne om et par måneder, vel?

Hvad så med den daglige drift?

Du har lavet dit årshjul og har styr på delopgaverne. Men der ligger jo (heldigvis!) ikke højtider og store events hver eneste uge. Så hvordan får du indhold til fx Facebook, Instagram, LinkedIn eller Twitter på ugentlig eller daglig basis, hvis det er jeres mål?

Her er det, at contentplanen kommer ind i billedet. Den tager årshjulet måned for måned og graver dybere, så det passer med indholdet hver eneste måned, uge og dag. Den proces, du brugte til at udfylde årshjulet, kan du gentage i mindre format til at udfylde den månedlige contentplan. Nu er det månedlige indhold dog noget mere overskueligt, fordi store dele af det allerede er fyldt ud. Og det er her, du skal finde de små, men delbare historier, som giver dine kunder et friskt pust fra dig. Hvordan gør du så det? Ja, det må vist være emnet på en af vores næste blogindlæg.

Hvis du vil læse mere af samme skuffe, så kan vi anbefale 2 af vores blogindlæg, som omhandler nogle af de samme elementer, som vi har snakket om her. Hvis du har svært ved at nå ud til din målgruppe, fordi de ikke forstår, hvad du prøver at kommunikere, så kan du læse med her. Vil du i stedet gerne høre mere om, hvordan du fanger kunden i det rigtige øjeblik, så skal du læse med her, hvor vi skriver om micro moments.

Ruth Brown
Content marketing specialist
Mail: ruth@signafilm.dk